Как составить и до какого числа утвердить график отпусков на 2026 год: образец и основные правила

График отпусков сотрудников на 2026 год: обязательно ли оформлять документ

График отпусков — это обязательный документ для всех работодателей. Не оформлять и не утверждать его могут только новые организации на год, в котором они созданы, и ИП-микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме. Все остальные организации обязаны ежегодно составлять график отпусков работников на будущий год. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме №Т-7 или на собственном бланке — в Word или Excel. Документ заверяет подписью руководитель кадровой службы и утверждает директор компании.

График отпусков — документ, обязательный для работодателя и для работников. Поэтому в документе важно чётко обозначать даты будущего отдыха сотрудников, знакомить персонал с его содержанием. Иначе в разы повышается риск трудовых споров. Кроме этого, график отпусков позволяет работодателям закрывать важные задачи:

без нарушений по срокам уведомлять о грядущем отдыхе, выплачивать отпускные и выполнять все обязательства;

вовремя найти замену специалисту;

допустить избыточного накопления неиспользованных дней отдыха;

распределить отпускные дни по группам, бригадам и отделам так, чтобы не было простоев и конфликтов.

До какого числа нужно составить и утвердить график отпусков на 2026 год

Согласно части 1 статьи 123 ТК РФ, работодатель обязан утвердить график отпусков не позднее, чем за 2 недели до начала следующего календарного года. Это значит, что утвердить график отпусков на 2026 год нужно не позднее 17 декабря 2025 года, это среда. А вот когда надо начинать составлять документ, компания вправе решать сама. Как правило, в небольших организациях график отпусков составляется в ноябре-декабре: этого достаточно, чтобы до середины декабря всё разработать и утвердить. Закон не запрещает утвердить график отпусков на 2026 год и раньше 17 декабря 2025 года. Но просрочивать эту дату нельзя — это чревато административной ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП.

Форма Т-7 или свой шаблон в Excel или Word: какой бланк графика отпусков на 2026 год использовать

По какой форме составлять график отпусков на 2026 год, работодатель решает сам. Есть три варианта:

1. Унифицированная форма №Т-7 «График отпусков», утверждённая постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Она необязательная, но никто не запрещает её применять, если она вам удобна.
2. Собственная форма графика отпусков в Excel или Word. За основу вы можете взять бланк Т-7 и дополнить его нужными графами. Например, добавить раздел «Дата ознакомления» или «Подпись работника». Кроме этого, не запрещено добавить графу, которая заменит вам уведомление о начале отпуска.
3. График отпусков в 1С. В программе 1С:ЗУП есть одноимённый раздел. В нём можно сформировать документ вручную или автоматически. Программа учитывает все виды отпусков — и ежегодные основные, и дополнительные.

Обязательные сведения и реквизиты формы графика отпусков

Несмотря на то, что работодатели имеют право сами разработать бланк графика отпусков, в нём в любом случае придётся предусмотреть обязательные реквизиты, без которых документ будет просто бесполезным:

1. Наименование документа, его номер и дата составления.
2. Данные о работодателе: наименование (полное и краткое), код ОКУД, ОКПО
3. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, ФИО.
4. Даты начала отпуска.
5. Количество календарных дней отдыха.
6. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как составить график отпусков на 2026 год: основные правила

Чтобы составить график отпусков на 2026 год, вам нужно:

1. Определиться, каких сотрудников нужно включить в документ.
2. Рассчитать остатки дней отдыха за прошлые годы.
3. Собрать пожелания по датам отпуска.
4. Составить проект графика.
5. Согласовать проект с профсоюзом, если он есть.
6. Утвердить график у руководителя организации.
7. Ознакомить с графиком сотрудников.

Каких сотрудников включить в график отпусков на 2026 год

В график отпусков на 2026 год нужно включить всех сотрудников, которые работают в компании на день утверждения документа. Для некоторых категорий работников Трудовой кодекс предусматривает важные нюансы.

Каких работников нужно включить в график отпусков на 2026 год, а кого в нём не учитывают: таблица

Как рассчитать остатки отдыха за прошлые периоды для составления графика отпусков на 2026 год

Прежде чем приступать к составлению графика, нужно посчитать, сколько дней неиспользованного отпуска осталось у сотрудников за прошлые периоды. К ним надо будет приплюсовать дни, которые накопятся в 2026 году. У Роструда и Минтруда нет единого мнения, надо ли включать неизрасходованные дни отдыха в график. Но, практика, в том числе, судебная, показывает, что это лучше делать. Это исключит ситуации, что отпуск сотруднику два года подряд не предоставляют (часть 4 статьи 124 ТК РФ). Кроме того, если включите остатки отпуска за прошлые годы в график, сможете следить, чтобы сотрудники использовали его не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Если решили включить неиспользованный за прошлые годы отпуск в документ, действуйте так. Если сотрудник в 2025 году отгулял, скажем, 21 день, в графике на 2026 год укажите, что у него есть 35 дней отпуска, а в графе «Примечание» сделайте отметку о количестве добавленных дней, например, «7 дней — за 2025 год».

Как собрать пожелания работников по датам отдыха для графика отпусков-2026

Работодатель в общем случае не обязан учитывать мнение сотрудников при планировании отпусков. Исключение одно — работники, которые имеют право на отдых в удобное для них время. Ррекомендуется уточнять у всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, когда они собираются идти в отпуск в 2026 году. Это удобно: подобная практика поможет минимизировать переносы и исключить конфликты в отпускной период.

Сотрудники, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время

Чтобы учесть пожелания сотрудников, запросите у них информацию о планируемых датах отдыха до составления проекта документа. Для этого издайте приказ о подготовке графика отпусков на 2026 год. После выдайте каждому работнику уведомление с просьбой указать желаемые даты отдыха. Форма произвольная — вы можете выдать его в печатном виде сотрудникам на руки, разослать по электронной почте или сообщением через корпоративный портал. В уведомлении:

• обязательно обозначьте, к какой дате вам нужны сведения, иначе сотрудники могут затянуть с ответом;
• попросите указать количество дней отпуска с датами начала и окончания;
• напомните, что ежегодный отпуск можно разделить на части, но так, чтобы одна из его частей была не меньше 14 календарных дней подряд.

Приказ о подготовке графика отпусков на 2026 год

Приказом руководитель поручает руководителям подразделений до определённого срока представить списки сотрудников с указанием предполагаемых сроков отдыха, а руководителю отдела кадров — подготовить проект документа и направить его на утверждение к указанной дате.

Если штат компании большой, задачу по сбору отпускных пожеланий можно делегировать руководителям подразделений или отделов. Они выяснят у сотрудников, когда они хотели бы пойти отдыхать в 2026 году. Напомните управленцам, что они не могут делить отпуск работников по своему усмотрению — это можно делать исключительно по соглашению сторон. Если договориться не получится, отдых надо будет предоставить сотруднику одной неделимой частью. Если же сотрудник свои пожелания о датах отпуска на следующий год не передаст или получить их невозможно (работник прогуливает, пропал, сидит на длительном больничном), руководитель может принять решение сам, но только при условии, что этот работник не относится к льготной категории с правом отдыхать в удобное время.

Некоторые месяцы можно сделать «закрытыми для отпусков» — работодатель вправе так поступить, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации. В таком случае отпуск сотрудникам надо будет перенести с их согласия на следующий рабочий год. А отгулять такие дни работники должны будут не позднее следующего года (ч. 3 ст. 124 ТК). Учитывайте, что отпуск некоторых категорий сотрудников переносить запрещено. В их числе, например, подростки и сотрудники, которые работают во вредных условиях.

Как составить проект графика на 2026 год и какие отпуска в него включить

После того как вы соберёте пожелания сотрудников по отпускам, составьте сводный проект. Используйте форму №Т-7 или ту, которую разработали в компании. Вот как действовать на этом шаге:

1. Определитесь, в какой последовательности будете вносить сотрудников в график — в алфавитном порядке, хронологическом по датам отдыха, по структурным подразделениям.
2. Планируйте в графики и основной, и дополнительные отпуска. Допотпуск за вредные условия фиксируйте в графике с оговоркой, ведь его точную продолжительность вы не знаете. Учтите, что даже если сотрудник заранее попросит вас компенсировать ему дополнительный отпуск деньгами, его всё равно надо будет внести в график (определение 8-го КСОЮ от 23.07.2025 № 88А-11189/2025).
3. Укажите неиспользованные отпуска за прошлые годы, если решили это сделать (эторекомендуеся делать).
4. Указывайте в графике по возможности конкретный период отпуска или хотя бы дату его начала и количество дней. ТК делать это не обязывает, но, если вы просто укажете отпуск месяцем, это прибавит работы и может обернуться трудовыми спорами. Роструд рекомендует устанавливать в графике конкретные даты отдыха (письмо от 24.12.2020 № ПГ-59141-6-1).
5. Если договорились с работником о разделении отпуска, планируйте его частями. Помните, что одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.

Пока составляете проект, следите, чтобы предполагаемые даты отдыха работников внутри одного подразделения не пересекались. Если обнаружили, что дни совпадают, предложите им переиграть и изменить даты, если такое пересечение критично для рабочего процесса.

Умный график отпусков на 2026 год

Умный график отпусков — это excel-таблица, которая поможет вам спланировать отдых сотрудников на 2026 год с учётом праздничных дней и увидеть, кого нужно предупредить о начале отпуска в ближайшее время. Таблица покажет, не пересекаются ли даты отдыха работников, автоматически перенести все данные в унифицированную форму Т-7. Иначе говоря, сервис упростит разработку графика отпусков на 2026 год. Например, вы можете направить файл в подразделения и попросить руководителей заполнить его по своим сотрудникам. После того, как все управленцы сдадут вам готовые файлы обратно, вы сможете объединить их и собрать все данные по отпускам в один документ одним кликом.

Как согласовать график отпусков на 2026 год с профсоюзом

Если в организации есть профсоюз, при разработке графика отпусков надо будет обязательно учесть его мнение. При этом неважно, какое количество работников в профсоюзной организации состоит — это императивное требование (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Направьте проект графика в профсоюз. Мотивированное мнение он должен предоставить в течение 5 рабочих дней с момента получения документа. Если у выборного органа будут замечания, с которыми вы согласны — учтите их в графике. Если правки вам не нравятся, у вас будет 3 дня, чтобы провести дополнительные консультации с профсоюзом. Если по итогу вы так и не договоритесь, составьте протокол разногласий и утвердите такой график, как вам нужен.

Как утвердить график отпусков на 2026 год

Заполненный график отпусков должен утвердить руководитель организации. Есть два способа, как это сделать:

1. Грифом. Место для него предусмотрено на унифицированном бланке №Т-7 в правом верхнем углу документа. В таком случае руководитель должен поставить дату и подпись на грифе.
2. Издать приказ руководителя и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2026 год». Сам график будет приложением к распоряжению.Эксперты не рекомендуют этот способ, потому что графики хранятся в компании ограниченный период времени, а приказы по основной деятельности — постоянно.

Ставить печать на графике отпусков закон не требует — документ предназначен только для внутреннего использования. После того, как вы утвердите график, он станет обязательным и для работодателя, и для сотрудников.

Как ознакомить работников с графиком отпусков на 2026 год

ТК РФ прямо не требует знакомить работников с графиком отпусков под подпись. Статья 123 ТК говорит только, что нужно извещать работников о грядущем отдыхе за 2 недели до его начала. Но Роструд придерживается мнения, что график отпусков — это ЛНА, а значит, работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Поэтому, чтобы избежать возможных проблем с ГИТ, можно дополнить форму № Т-7 или бланк, который разработали сами, дополнительными разделами: в одном сотрудники распишутся, что им известна дата начала отпуска, а в другой укажут дату ознакомления с графиком. Другой вариант — приложить к графику отпусков лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись. Если сотрудник отказывается подписывать график, составьте акт или сделайте отметку в самом документе. В случае проверки документы подтвердят, что вы пытались ознакомить его с графиком.

То, что сотрудник ознакомился с графиком, не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до его начала. Ведите график в течение всего календарного года. Отмечайте фактические даты, когда работники используют отпуск, и почему возникли отклонения.

Сколько хранится график отпусков на 2026 год

График отпусков храните три года после окончания периода, на который его составляли. Срок хранения начинается течь с 1 января года, который следует за годом, на который составляли документ. Например, график отпусков на 2026 год, который вы утвердили в декабре 2025 года, заканчивает действие 31 декабря 2026 года. Значит, его надо хранить с 1 января 2027 года по 31 декабря 2029 года.

Какая ответственность, если не утвердили график отпусков на 2026 год или составили его позже срока

Если вы утвердите график отпусков позже 17 декабря 2025 года или не составите его вовсе, вы нарушите трудовое законодательство. За это по ч. 1 ст. 5.27 КоАП грозит: для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. ИП — штраф от 1 000 до 5 000 руб. организаций — от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение санкции строже: для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; ИП — штраф от 10 000 до 20 000 руб.; для организации — штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Заведующий отделом по труду

Администрации Алтайского района        А.М. Могилевцев